普段日常生活やビジネスにおいてメールは欠かせないコミュニケーションツールになっていますので、毎日使用されている方がほとんどだと思いますが、もちろん、ビジネスメールはプライベートのメールとは全く違うものです。
ビジネスメールだから、失礼のないようにと細心の注意をはらっていても、知らず知らずのうちにマナーを守れていなかったりするかもしれません。
メールは顔が見えないコミュニケーションツールですから、見る人によっては不快感や誤解を生むことも考えられます。
今回は、ビジネスメールを送る際に注意したい項目をあげていきます。
件名について
内容が一目で分かる言葉で書く
メールの内容が件名だけで分かるようにすることが好ましいですが、「メールで一番伝えたい事」を分かりやすく記入しましょう。
- ⚪︎⚪︎月⚪︎日のお問い合わせの回答です。
- 次回お打ち合わせの日程の確認
など。
後でメールを見直したい時にも見つけやすくなります。
「お疲れ様です。」のみ、などざっくりしたものは避けましょう。
Re:⚪︎⚪︎⚪︎でも、確認！
何度かやりとりがあると、「Re:○○○」の状態が続きますが、途中でメールの内容が変わっている場合もありますので、内容にあった件名になっているか、返信する度に確認しましょう。
本文の文章
宛先
まず一番最初は宛先ですが、「会社名・(あれば役職名)・名前⚪︎⚪︎様」となります。
宛名は必ず必要ですし、丁寧に書くほど相手に良い印象を持ってもらうことができます。
団体や、宛名が決まっていない場合は、「会社名・御中」となります。
挨拶文・自分の名前
- いつもお世話になっております。
- その節は大変お世話になり、ありがとうございます。
- ご無沙汰しております。
- ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。
本文
メールの本文は、何より見やすくまとまっていないといけません。
- だらだら長文は見た目にも読む気が起こらず、読みづらいです。
- 重要はワードは箇条書きにする。
- 結論をはじめに伝えた後、その理由を述べる。
一番伝えたっかたことが読み終わった後に「？」にならないように、文章を簡潔に明瞭にします。
文章の最後は結び言葉を
初めに挨拶文を入れたら、最後にも結びの言葉を必ず入れるようにし、終わるようにします。
よく使われるものは、
- よろしくお願いいたします。
- 引き続きお願いいたします。
- ご連絡をお待ちしています。
など、臨機応変に、気持ち良く読み終われるように使い分けてください。
メールの署名
ハガキと同じように誰から送られてきたのか、を明確にするものですので、メールの最後には署名を入れるのが一般的なマナーになります。
名刺と同じ扱いになりますので、署名は必要な情報を分かりやすく表記します。
あまり派手すぎるものや、デザインが懲りすぎているものは、ビジネスメールではあまりふさわしくありませんので避けましょう。
シンプルな署名のデザインです。
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○○○株式会社
山田 太郎
〒000-000 大阪府****市*** 123-45
TEL：123-456-789
携帯： 090-1234-5678
e-mail: ***@ooo.jp
URL： http://www.***.com
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営業日・定休日の連絡を一行入れたり、SNSなどを使用されている場合そのアドレスなどいれると良いです。
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○○○事務所
代表 山田 太郎
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〒000-000 大阪府****市*** 123-45
TEL/FAX 123-456-789
携帯 090-1234-5678
e-mail ***@ooo.jp
URL http://www.***.com
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☆12月28日〜1月5日まで冬期休暇をいただきます。
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返信は早めに！
メールの返信は必ず早めにと心掛けてください。
返信が遅れてしまうと信用度が下がってしまいます。
どうしても返信できないときは、「返信できない理由」・「後ほど改めてご返信いたします。」とメールを確認していることを相手に伝えておくことが重要です。
新社会人や若手社員の方は特にビジネスメールに慣れていない方も多いと思います。
慣れていらっしゃる方も、メールはビジネスの基本ですので、一度再確認されてみる機会を設けていただいても良いかと思います。
