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名刺整理 アナログ派?デジタル派?

気づけば膨大な数の名刺が整理できずに溜まっていく一方…
なかなか整理する時間もないしタイミングも分からない。いざ必要な時に必要な名刺が見つからない…という方も多いのではないでしょうか。
なかなか整理・管理できずに眠っている名刺はきれいに分かりやすく整理する必要がありますし、必要な名刺をすぐに取り出せるように、常にしておかなければいけません。

最近では、名刺管理が出来るデジタルツールも多く出回っています。
スマホで名刺を撮影して、そのまま保存するだけのとても簡単で便利な名刺管理アプリも無料で使用できます。
このようなデジタルツールを使えば、手元にたくさんの数の名刺を残しておく必要もなくなりました。

デジタルツールは確かに便利で、多くの方が活用されているかと思いますが、実際ビジネスマンはどのように名刺管理しているのでしょうか?

営業パーソンの名刺管理に関する調査

【MMDLabo株式会社とキングソフト株式会社が共同で実施】

<管理方法>

  • 名刺ファイルやホルダーなどのアナログ管理が約半数
  • 名刺管理アプリやクラウドサービスなどのデジタル管理が約2割

<営業パーソンの名刺管理満足度>

  • デジタル管理の人は約6割
  • アナログ管理は約3割が満足

と回答しています。
引用:営業パーソンのスマートフォン利用、名刺管理に関する調査

巷ではデジタルツールが普及し、名刺管理方法はデジタル派が多数なのでは?という予想に反して、アナログ派が半数という結果になっています。

デジタル・アナログのメリット・デメリットとは?

<デジタルツールのメリット>

  • 名刺を探す手間が省ける
  • 名刺管理場所を削減できる
  • 外出先でも名刺情報が確認できる
  • 社内で共有できる

<デジタルツールのデメリット>

  • 個人で管理している場合、顧客情報が重複している場合手間がかかる
  • 大規模になると有料のツールを使用すことになるため、コストがかかる
  • アプリの操作方法など、使い慣れないと時間がかかる
  • 使用するソフトによっては、読み取りに必要は時間が異なる

<アナログツールのメリット>

  • 名刺データの読み取りも必要がないので、ソフトや読み取りの機器などの必要がない
  • 低コストで管理できる

<アナログツールのデメリット>

  • 名刺整理を怠ると探す手間がかかる
  • 名刺保管場所を確保する必要がある

メリット・デメリットを挙げていきましたが、名刺整理が必要な理由は、必要な名刺をすぐに取り出せるようにするためです。
自分に合った方法で管理することが最善な方法です。

デジタルツールに関してはソフトによって使用方法も異なりますから自分に合ったものを使用すればストレスなく使用可能かと思います。

アナログツールの場合、一般的なものではファイリング式のものやローラー式のものなどですが、少しの工夫でより便利に管理できます。

  • 業種別
  • 五十音順
  • 名刺交換した場所、イベント等で分ける
  • 必要になる頻度が高いものから並べる

といった区別をつけるだけでもかなり見やすく整理できます。

名刺自体のデザイン性など見た目のインパクトが強いものや、会社のロゴマークなんかは印象に残って覚えやすいものが多いと思います。
そういった名刺はパラパラとめくって探す際も見つけやすいと思います。
管理する名刺の数がそれほど多くない場合にはアナログツールで管理するのが良いでしょう。

デジタル・アナログそれぞれにのメリット・デメリットがありますから、自分に合った方法で名刺管理を行ってみてください。

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