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第4回クリエイターEXPO出展します!-準備編01

去年、出展した徳島クリエイターズショーで、一緒に出展していた方から強くおすすめしていただいた「クリエイターEXPO」。
出展費用も安かったことから、去年の秋に申込しました。
最初は申込だけでなく、特に準備等もなかったんで、過去に出展された方のブログ等を拝見させていただいてました。
うちは毎年、夏~年末にかけてのお仕事が多く、どちらかというと年初めはのんびりしたものなので、できるだけ早く準備しておきたいなぁと思ってました。
でも案外準備の情報って少なくて、5月くらいにパンフレットの準備すればいいか…くらいだったんですよね。
4月くらいから段々と準備するものが増えてくるし、クライアントワークもあるしで、意外に時間がないとちょっと焦り気味。
出展をお考えの方も参考になると思うので、準備の様子を記録しておきます。

クリエイターEXPOって何?

クリエイター(個人)と企業を結ぶ商談会です。
クリエイターといってもいろんなジャンルの方が集まるし、出展社数も700名と大規模な商談イベントだと思います。
公式サイト:http://www.creator-expo.jp/

出展者が準備するもの

3月頃に主催会社から準備するものとか、今後の流れみたいなものがメール等で送られてきます。

3月上旬

出展者専用のサイトが用意されていて、そこに出展者情報とかを入力します。
専用フォームに入力するだけの作業なんですが、意外に時間がかかりました。何に時間がかかるかというとPRとかメッセージとかの文章を考えるのに思いの外、手間取りました。
文字数制限があって、けっこう短いんですよね(笑)うまく書かないとまとまらないし、何が言いたいんや…って感じになります。
実は後で修正したらいいやんって思ってたんですが、さっき見たらもう修正できなくなってました。なので、ご注意を。

4月上旬

WEB掲載、その他掲載用のA4サイズの自己アピール用PDFの作成をしないといけません。
過去の出展者の方を見ると掲載していない方もいらっしゃるんですが、掲載しないよりした方が絶対いいと思います。
こういうイベントとかは、目立ってなんぼやと思っています。
こういうのも時間がかかるので、時間がある時に作っておくといいと思います。
ちなみにこのPDFですが、「チラシ発送サービス(追加オプション)」でも利用します。

4月下旬~5月上旬

詳細な「出展準備・手続きマニュアル」がメールで届きます。
「ホテルの手配」「荷物の郵送」「展示ブースのオプション」「追加電力工事」「ネット・電話回線工事」など、追加申込が必要なものの申込が始まります。
「ホテルの手配」については、できれば出展申込と同時くらいに早めに自分で手配することをおすすめします。早期申込ならいろんな割引がきいたりするので、かなりお得に宿泊できます。
予約が取れなかった場合のみ、この時期に送られてくる申込書で申込すればいいと思います。
ちなみに自分で予約すると、1泊3,000円くらいはお得です。予約は直接ホテルに電話するか、ホテルのネット予約がお勧めです。じゃらんとかでは予約取れません。
追加オプションの「チラシ発送サービス」に申込するなら、5月半ばくらいまでに原稿見直し+主催者チェックを終わらせないと印刷が間に合わなくなります。
配布可能なチラシは、A4片面印刷のみだそうです。しかも、連絡先の表記不可、ブース番号も未発表のため、掲載することができず…(発表を待っていたら印刷が間に合いません…)
私はこれを勘違いして、申し込んでしまいました。。。一度、申込しちゃうとキャンセルできないと言われてしまったので、事前の確認が必要ですね。

5月下旬~6月上旬

ここからは断片的な情報になります。
上記の追加申込のほとんどが6月上旬までの申込+入金が必要なので、ご注意ください。
会場で配布する冊子とかポスターとかの用意もこの時期にやっておかないと間に合わなくなります。

お得に出展する方法

会期中に次年度の出展申込を受け付けるようです。この時期だと出展料が安くなります。
あと、年度ごとに異なるのですが、補助金・助成金が使えるケースも多いです。
私の場合は、小規模事業者持続化補助金を利用予定です。
もちろん、自己負担0というわけではないです。
ただ、補助してもらうことで、会場で配布するパンフレットや販促物に力を入れることができるようになったりするので、いいと思います。
ただし、補助金・助成金の申請はけっこう大変なので、申請前によく考えないといけませんが。
あと、採択結果が出てからでないと、費用がかかるものについては、申込等一切できません。
今回、無事に採択していただけましたが、この結果が出るまで動きにくかったので、面倒な方は止めておいた方がいいかもです。

以上が、現時点での準備の流れです。
これから準備しないといけないものが多いので、がんばらないと!

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